האפיון הוא שלב חובה לפני כל תחילת עבודה, משול לתוכנית ארכיטקטית של בית, כשבסופו יש מסמך רב ערך.
מטרת האפיון היא בראש ובראשונה לאפשר קבלת החלטה מושכלת.
אפיון הצרכים שואל את השאלות, לומד את צרכי הארגון וצרכיו העתידיים, ומרכיב תוכנית המציגה את כל היישומים, ההרשאות, ההיררכיה, והמבנה הכללי של מערכת המידע הנחוצים להשגת מטרותיו. האפיון הטכנולוגי מציג גם את הפתרון האופטימלי, בהיבט של חומרה ותוכנה. כחלק ממסמך האפיון מוצג תרשים ERD וכן מצגת המדמה את ממשק המשתמש (mockup).מסמך האפיון הסופי משרטט את סדר הקדימויות התואם לתקציב וליכולת ההטמעה ההגיונית, ומציע תשתית גמישה לקליטת יישומים בעתיד.